05:37 ICT Chủ nhật, 21/01/2018

Liên kết site

Video

Thành viên

Thống kê truy cập

thoi trang han quoc Đang truy cập : 29


2 Hôm nay : 979

ao khoac nu Tháng hiện tại : 160666

1 Tổng lượt truy cập : 8887147

Trang nhất » Tin Tức » Tin tức hoạt động

Công tác Lưu trữ ngành Tài nguyên và Môi trường tỉnh Vĩnh Phúc sau 20 năm phát triển

Thứ tư - 01/03/2017 08:30
Đi kèm với quá trình hình thành và phát triển của Sở Tài nguyên và Môi trường, công tác quản lý hồ sơ lưu trữ của Ngành cũng từng bước được hoàn thiện. Kho lưu trữ chuyên dụng được xây dựng từ năm 1997 do Trung tâm Lưu trữ - Địa chính (nay là Trung tâm CNTT Tài nguyên và Môi trường) quản lý.
Ban đầu, phương pháp bảo quản tài liệu tại Trung tâm theo phương pháp truyền thống, việc quản lý tài liệu được thực hiện theo cách ghi nhận lại trên giấy tờ, sổ sách theo dõi, sau đó lưu lại kho lưu trữ, đánh dấu mã số và ghi chép thông tin vào các kẹp hồ sơ, sổ sách để có thể tìm kiếm lại khi cần. Tuy nhiên theo thời gian, khối lượng các tài liệu, hồ sơ, công văn, giấy tờ phản ánh quá trình hoạt động của Sở tăng nhanh, gây áp lực trong việc quản lý thông tin, tìm kiếm, tra cứu hồ sơ tài liệu. Năm 2009, Trung tâm đã thực hiện xong "Dự án nâng cấp hệ thống lưu trữ, hiện đại hoá công tác lưu trữ và khai thác tài liệu tài nguyên và môi trường”, đến nay hầu hết hồ sơ lưu trữ hình thành từ năm 1997 đến năm 2016 đã được tiến hành scan, cập nhật dữ liệu bằng phần mềm Quản lý kho. Các tài liệu của đơn vị được sắp xếp, lưu trữ trên phần mềm một cách khoa học và được tách riêng theo từng năm, do đó việc tìm kiếm tra cứu các tài liệu từ các năm đều được nhanh chóng chính xác, dung lượng lưu trữ được tối ưu, tốc độ truy xuất được ổn định, mặc dù dung lượng lưu trữ tài liệu văn bản tăng lên sau nhiều năm. Ngoài ra, phần mềm Quản lý kho cho phép đính kèm các tài liệu văn bản dạng ảnh vào hệ thống đã hỗ trợ hiệu quả việc tìm kiếm toàn văn các tài liệu được lưu trữ trong phần mềm, giúp cán bộ có thể nhanh chóng tìm kiếm các tài liệu theo các tiêu chí, yêu cầu.
Hiện tại, kho đang lưu trữ và bảo quản khối lượng tài liệu rất lớn với tổng số hộp hiện lưu trữ 2.065 hộp và các loại tư liệu bản đồ, bao gồm hồ sơ của tất cả các lĩnh vực hoạt động của Sở, cụ thể như sau:
1. Hồ sơ đo đạc: 856 hộp;
2. Bản đồ hiện trạng sử dụng đất các xã, phường;
3. Hồ sơ quy hoạch cấp xã;
4. Hồ sơ về môi trường: 116 hộp;
5. Hồ sơ về khoáng sản, nước: 35 hộp;
6. Hồ sơ giao đất: 601 hộp (với 3.689 hồ sơ);
7. Hồ sơ cấp GCN các đơn vị hành chính sự nghiệp: 27 hộp (với 858 hồ sơ);
8. Hồ sơ khiếu nại, tố cáo: 185 hộp (546 hồ sơ);
9. Hồ sơ điều tra sử dụng đất các tổ chức theo Chỉ thị 245/TTg: 9 hộp;
10. Hồ sơ chuyển nhượng và cấp GCNQSD đất: 29 hộp;
11. Hồ sơ thuê đất: 53 hộp;
12. Hồ sơ các dự án trên địa bàn tỉnh: 6 hộp;
13. Công văn đi - đến: 148 hộp;
14. Lưới địa chính cấp I khu đo Vĩnh Yên: 46 điểm.
Hiện nay, việc trang bị các máy móc, trang thiết bị phục vụ việc lưu trữ, bảo quản tài liệu được tốt hơn như: máy điều hoà; máy hút bụi, máy hút ẩm; giá đựng hồ sơ, bản đồ, sổ mục lục; máy tính kết nối mạng Internet và các thiết bị phụ trợ khác như máy scan, UPS, ổn áp... cùng các thiết bị khác như bàn, ghế, bình cứu hoả, quạt điện, đèn típ...
Hệ thống máy tính của Trung tâm CNTT Tài nguyên và Môi trường được trang bị khá đầy đủ, hầu hết mỗi cán bộ, viên chức đều có 01 máy tính cá nhân phục vụ tác nghiệp chuyên môn.
Đội ngũ cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ đều có trình độ đại học, có kinh nghiệm chuyên môn cao, đáp ứng tốt yêu cầu quản lý và khai thác hồ sơ tài liệu của ngành.
Quy trình khai thác tài liệu hiện tại: Tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác thông tin liên hệ với Phòng Dữ liệu và Lưu trữ của Trung tâm Công nghệ thông tin TN&MT để được hướng dẫn và nhận Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin. Khi đã nhận được phiếu cung cấp thông tin hợp lệ, Phòng Dữ liệu và Lưu trữ kiểm tra mục lục tài liệu mà tổ chức hoặc cá nhân yêu cầu cung cấp có lưu trữ tại kho hay không, nếu có sẽ tiến hành chuyển Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin đến lãnh đạo Trung tâm để được phê duyệt. Sau khi đã được lãnh đạo Trung tâm phê duyệt, Phòng Dữ liệu và Lưu trữ tiến hành cung cấp thông tin, lập danh mục tài liệu cung cấp theo Phiếu cung cấp thông tin. Tổ chức, cá nhân phải đóng phí khai thác, sử dụng dữ liệu, tài liệu tài nguyên và môi trường theo quy định hiện hành.

Cán bộ bộ phận lưu trữ Trung tâm CNTT Tài nguyên và Môi trường tìm tài liệu phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của tổ chức, cá nhân
Với việc ứng dụng công nghệ thông tin một cách hiệu quả, cập nhật thường xuyên tài liệu mới dạng file số bằng phần mềm Quản lý kho giúp cho việc khai thác tài liệu vô cùng thuận lợi, cung cấp hồ sơ một cách khoa học, nhanh gọn. Lưu trữ và bảo quản bằng công nghệ số, nhập liệu bằng phần mềm quản lý kho đã hạn chế nguy cơ hủy hoại, bảo quản an toàn, lâu dài tài liệu lưu trữ. Việc xây dựng kho lưu trữ số là tiền đề tổ chức bảo quản, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ khi ứng dụng công nghệ thông tin.
Sau 20 năm hình thành và phát triển, công tác lưu trữ của ngành Tài nguyên và Môi trường tỉnh Vĩnh Phúc đã có bước tiến mới, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Ngành.

Tác giả bài viết: Thu Hương - Trưởng Phòng Dữ liệu và Lưu trữ - Trung tâm CNTT TN&MT

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá
Click để đánh giá bài viết

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn

 

hệ thống xông hơi, massage sơn nhà, lăn sơn bả matit gia công cơ khí dong phuc Máy làm đá mini may lam da buffet hải sản nắp hố ga đầu cáp ngầm 24kv